La privacidad de sus datos y la confidencialidad de su información es importante para nosotros.

1. ALCANCE

Este documento denominado Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la compañía GERCASA S.A. así como por cualquiera de sus marcas relacionadas GERCASA®; siendo la responsable del tratamiento de Datos Personales. Para efectos de la información contenida en este documento se denominará la COMPAÑÍA o simplemente GERCASA.

2. NUESTRA MISIÓN

Nuestra misión consiste en: Elaborar, modificar, producir y comercializar productos destinados a la solución de problemas hidráulicos, neumáticos y oleodinámicos con materia prima de calidad indiscutible, la que importamos directamente y que, sumada a nuestra tecnología de torneado computarizado y a nuestra experiencia, nos permite fabricar una serie de productos garantizados en cuanto a perfil, material y dimensiones.

3. INTRODUCCIÓN

Todo dato será proporcionado a GERCASA de forma libre y voluntaria; la COMPAÑÍA no obtiene datos ni información por medios coercitivos, ilegales o que limiten la libertad de otros.

Esta COMPAÑÍA ofrece una serie de productos y servicios de calidad para todo tipo de industria:

· Agrícola,
· Alimenticia,
· Constructora
· De energía y petrolera
· Farmacéutica
· Plástica
· Maderera
· Automotriz y caminera
· Cementera
· Marítima
· Metalúrgica
· Química
· Textil
· Sanitaria – reciclaje y recolección de basura

Las partes interesadas o aquellas que tienen relación con GERCASA como: clientes, usuarios, proveedores y terceros; comparten o proporcionan sus datos e información con el fin de que la COMPAÑÍA pueda elaborar, producir, entregar sus productos y/o servicios.

4. PRODUCTOS, SERVICIOS Y MARCA REGISTRADA
Esta política se aplica a GERCASA ® así como a todos los productos y servicios proporcionados por esta COMPAÑÍA; considerando que éstos pueden ser ofrecidos u obtenidos de manera presencial en puntos de atención al cliente (matriz y sucursales), así como a través de canales tecnológicos disponibles como: páginas web, WhatsApp y otras aplicaciones móviles, así como redes de comunicación o redes sociales. GERCASA implementará y hará uso de herramientas de tecnología seguras que se generen en el transcurso del tiempo.
GERCASA y sus productos fabricados en materiales elastómeros, son marcas registradas.

5. RESPONSABILIDAD Y LEGALIDAD
GERCASA garantizará el manejo de Datos Personales y de carácter técnico bajo principios de privacidad, confidencialidad y según lo contempla la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) así como normas internacionales como la ISO 27002 de manera que GERCASA se compromete a “garantizar que la información sea accesible sólo para aquellos autorizados a tener acceso”.
Esta COMPAÑÍA manejará con responsabilidad los Datos Personales que sean proporcionados por las partes interesadas para el desarrollo de sus actividades productivas y de comercio (clientes, proveedores, etc.). La persona encargada de asegurar el manejo apropiado de los Datos personales pertenecerá al área financiera administrativa sin importar la designación del cargo: coordinador,  jefe, gerente o responsable del área. Así mismo, GERCASA manejará la información de las partes interesadas de manera automatizada y/o impresa, ésta se conservará en archivos confidenciales de acuerdo con las políticas internas de GERCASA, la legislación vigente y demás normativa aplicable.

6. CAMBIOS
GERCASA podrá modificar esta política cuando haya cambios sustanciales en la normativa, los mismos serán notificados a las partes interesadas a través de la página web, considerado canal oficial de la COMPAÑÍA; de manera que tanto clientes como proveedores y entes de control podrán obtener información actualizada sobre las Políticas de Privacidad, las Políticas de Protección de Datos Personales y sus cambios especialmente en la página web de GERCASA S.A.

7. DATOS QUE MANEJA GERCASA S.A.
La COMPAÑÍA maneja los siguientes tipos de datos de manera indistinta dependiendo del tipo de persona a la que correspondan los mismos (persona natural o jurídica).

7.1 Datos de Identificación:
a) Cédula de identidad / pasaporte / RUC
b) Nombre y apellido / nombre de la empresa
c) Estado civil / tipo de empresa
d) Fecha de nacimiento / fecha de creación
e) Dirección / sector / ciudad / provincia
f) Firmas

7.2 Datos de Contacto:
a) Nombre del contacto
b) Cargo del contacto
c) Área a la que pertenece el contacto
d) Número de teléfono convencional
e) Número de celular
f) Dirección de correo electrónico

7.3 Datos Tributarios y de referencia para crédito directo:
a) Tipo de contribuyente
b) Datos de representación legal
c) Referencias bancarias / comerciales / personales

7.4 Datos Comerciales:
a) Productos y servicios que compra o adquiere
b) Frecuencia / montos / cantidades
c) Lugar de recepción y entrega
d) Preferencias (transporte / hora de contacto / envío)
e) Forma de pago / valor

7.5 Datos Técnicos:
a) Nombre o tipo de: equipo / maquinaria / pieza / repuesto
b) Uso / aplicación / destino / ubicación / posición (del equipo, maquinaria, repuesto, pieza)
c) Medidas
d) Funcionalidad
e) Temperatura / Presión / Fluido y medio de trabajo, etc.
f) Tiempo y forma de mantenimiento anterior
g) Problemas detectados en maquinaria / equipo

7.6 Datos e Información Visual y Escrita:

a) Fotos / Videos: GERCASA podrá recibir del cliente fotos y/o videos con el objeto de obtener información visual de los problemas técnicos que presentan sus equipos o maquinaria. De esta manera, se puede apreciar mejor cualquier tipo de inconvenientes en el funcionamiento u otros defectos importantes. Las imágenes pueden aportar para proporcionar un mejor asesoramiento y desarrollo de las actividades productivas y de servicios que otorga la COMPAÑÍA. En virtud de lo
mencionado, GERCASA podrá enviar al cliente información visual o imágenes para generar respaldos. La COMPAÑÍA podrá enviar a sus proveedores fotografías y videos específicos con el fin de que la información complementaria sea clara y precisa para las partes involucradas; en este último caso, GERCASA se reservará el nombre del cliente y demás datos e información proporcionada por éste.

b) Archivos: GERCASA recibirá y enviará archivos cuando la ocasión o actividad lo amerite. Para el efecto, la COMPAÑÍA la puede recibir o enviar personalmente, a través de correo electrónico o medios tecnológicos de los cuales el más común será WhatsApp. Los archivos los enviará directamente a la persona natural o jurídica a la que le corresponde y/o pertenece la información.

c) Notificaciones: Notificaciones que le correspondan a una persona natural o jurídica, le serán enviadas o entregadas de manera directa por correo electrónico, WhatsApp o personalmente.

d) Formatos: GERCASA maneja diferentes formatos o documentos establecidos en base a la norma ISO-9001. En éstos constará indistintamente diferente tipo de información necesaria para el desarrollo de las actividades de la COMPAÑÍA (identificación, de contacto, comercial, técnica, etc.).
Estos formatos son de uso exclusivo de GERCASA y serán archivados de la forma como se contempla en las políticas e instructivos que tiene la COMPAÑÍA donde se considera procedimientos para: la creación, el manejo, el control y el archivo de la información documentada.

e) Documentación de Respaldo: Todo tipo de información la proporcionará directamente el cliente o su personal autorizado cuando requiera de GERCASA: productos, servicios e incluso crédito directo para sus compras. Para este último caso la COMPAÑÍA requiere, entre otros, Datos Tributarios y de Referencia (V. 7.3). Se puede tratar de una persona natural y/o jurídica.
Cuando se tratare de personas naturales que tengan interés en formar parte de la COMPAÑÍA como proveedores o trabajadores, ellos proporcionarán información de referencia de: sus actividades profesionales anteriores, de estudio y experiencia para los fines consiguientes.
Todo este tipo de documentación se conserva en archivos confidenciales mientras se mantenga o dure la relación comercial, laboral o el interés del aspirante.

8. CÓMO UTILIZAMOS Y MANEJAMOS SUS DATOS
La COMPAÑÍA utiliza los datos proporcionados para el desarrollo de sus actividades lícitas comerciales y de producción en virtud de la relación que se crea con otras personas.
Por ello, GERCASA se compromete a utilizar los datos obtenidos para personalizar sus servicios con la ayuda de herramientas tecnológicas y/o de un sistema administrativo y contable que sea seguro y confiable, donde se registran y almacenan los datos entregados a la COMPAÑÍA.
A partir de dicha información, GERCASA podrá generar notificaciones y recordatorios que pueden tener el respaldo de videos y/o fotografías de manejo confidencial y reservado. GERCASA usará la información con el fin de mejorar la comunicación y dejar constancia de procedimientos de verificación y validación del consentimiento del cliente y otras personas con las que tenga relación la COMPAÑÍA.
Por lo expuesto a lo largo de este documento y en virtud de las necesidades y requerimientos del cliente, GERCASA está en capacidad de crear nuevos productos y ofrecer nuevos servicios para satisfacer las necesidades de cada cliente y mantener información fluida con éste.

9. CÓMO COMPARTIMOS LA INFORMACIÓN
GERCASA se compromete a usar los datos personales, técnicos, de referencia y documentos de respaldo para los fines específicos para los cuales el usuario o el cliente los proporciona pudiendo compartir con terceros como:

9.1 Autoridad Competente: En los casos en que este tipo de entidades y autoridades lo requieran directamente, para los fines especificados en su solicitud formal.

9.2 Entes públicos de Control: Como el SRI, se podrá compartir datos personales de identificación incluyendo número de cédula o RUC, para fines tributarios contemplados en la ley y normativa vigente.

Según lo manifestado a lo largo de este documento, GERCASA se compromete a utilizar los datos que reciba y que serán entregados a la COMPAÑÍA de forma libre y voluntaria, para personalizar sus servicios y para los fines específicos para los cuales han sido proporcionados. Sin perjuicio de lo establecido, GERCASA se reserva:
a) La posibilidad de utilizar los datos a través de socios de negocio relacionados con los servicios que presta GERCASA.
b) El derecho de realizar el tratamiento de datos personales para fines legales cuando la ley le asista a la COMPAÑÍA para el reclamo de sus derechos.
c) La obligación de proporcionar datos personales cuando exista una orden judicial u orden de autoridad competente que requiera, solicite u obligue a GERCASA al respecto.
Por estas razones claramente determinadas, el cliente entrega su consentimiento expreso respecto a las comunicaciones que se le envíen siempre que se precautele la confidencialidad de los datos personales.

10. OPCIONES Y OBLIGACIONES
La COMPAÑÍA pone en conocimiento los siguientes aspectos respecto de las opciones y obligaciones que tienen las partes interesadas o relacionadas con GERCASA en relación a los datos personales que se encuentran a disposición de la COMPAÑÍA:

10.1 Conservación de datos: GERCASA conservará los datos personales de las partes interesadas desde que se entabla la relación, es decir al momento de un requerimiento de cualquiera de las partes, hasta la finalización de la relación o fin del servicio prestado por la COMPAÑÍA. Esta disposición incluye:
a) Datos proporcionados por las partes interesadas (clientes, proveedores, aspirantes).
b) Datos generados a partir de la prestación de un servicio o inicio de una relación entre las partes;
En algunos casos se conservarán datos de tipo comercial o de tipo tributario cuando la normativa lo contemple u obligue a esta COMPAÑÍA a hacerlo.
No se incluye en este tratamiento, el manejo de DATOS TÉCNICOS los mismos que serán conservados bajo principios de confidencialidad hasta por un período máximo de 10 años.

10.2 Derecho de Acceso y Control de los Datos Personales: Las partes interesadas o relacionadas con GERCASA podrán respecto de los datos personales que se encuentran a disposición de la COMPAÑÍA:

10.2.1 Rechazar el uso de sus datos personales: Se lo puede hacer en cualquier momento, dando a conocer de forma expresa y por escrito dicha decisión. Solicitamos a los clientes considerar que sus datos personales pueden ser esenciales para la identificación de su propiedad y personalización del servicio proporcionado por la COMPAÑÍA.
Rechazar el uso de datos personales podría impedir que:

a) Sus equipos, partes, piezas y/o componentes se encuentren bien identificados o que tengan una identificación numérica que el cliente deberá recordar siempre. La falta de datos podría producir confusión o pérdida de tiempo en caso de que el cliente no recuerde o tenga la identificación numérica proporcionada por la COMPAÑÍA.

b) Se pueda realizar una trazabilidad personalizada de los servicios prestados y requerimientos futuros. El cliente deberá recordar la identificación numérica para realizar cualquier gestión y fines consiguientes.

10.2.2 Oponerse al uso de los datos personales: Cuando no se cumpla con lo que determina la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
10.2.3 Cambiar o Rectificar los datos personales: Cualquier persona relacionada con la COMPAÑÍA, podrá solicitar que se edite una parte de sus datos personales o cualquier otro dato relativo o recopilado por la COMPAÑÍA derivado de la prestación de servicios o relación directa.
Así mismo, se podrá solicitar a la COMPAÑÍA, la rectificación y actualización de datos personales que se encuentren inexactos y/o incompletos, presentando los justificativos pertinentes.
10.2.4 Solicitar una copia de los datos personales: Cualquier persona relacionada con la COMPAÑÍA, podrá solicitar una copia de sus propios datos personales en formato electrónico y de forma gratuita.
Para el efecto, no es necesario presentar justificación alguna, sin que constituya abuso al derecho. Los datos se conservarán confidencialmente en bases de datos manejadas al interior de la COMPAÑÍA.
GERCASA entrega al cliente una copia de sus propios formatos de registro como: Orden de Trabajo y Nota de Recepción para dar trazabilidad al servicio solicitado a la COMPAÑÍA. Los otros tipos de formato serán manejados igualmente, bajo conceptos de confidencialidad y privacidad según lo establecen nuestras políticas internas e instructivos.

10.3 Datos que se pueden y que no se pueden borrar: Se podrán eliminar datos cuyo tratamiento no cumpla con lo que determina la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
10.3.1 Datos que pueden ser borrados: Datos de contacto por redes sociales.
10.3.2 Datos que No pueden ser borrados: Datos de identificación que han sido detallados en el numeral 7.1, literales: a), b) y e) de este documento. Tampoco se pueden borrar datos tributarios que se conservarán por aspectos normativos.
10.3.3 Datos sobre los cuales se puede solicitar límites de uso: El cliente podrá limitar el uso de sus datos de identificación, datos comerciales, de contacto y tributarios en lo que fuera aplicable con excepción de lo determinado en el numeral 10.3.2 de este documento. En caso de que hubiera limitación el cliente debe considerar que la COMPAÑÍA no podrá personalizar ningún servicio. Los datos técnicos no podrán ser limitados pues pueden afectar a la calidad del servicio y/o el producto.

10.4 Cierre de Cuenta: La cuenta del cliente podrá ser cerrada por ausencia de relación con la COMPAÑÍA por 5 años, la cuenta será cerrada luego de este tiempo. Sin embargo, GERCASA podrá conservar los datos personales de clientes, proveedores, trabajadores o aspirantes por un período mayor a 5 años cuando sea necesario para que la COMPAÑÍA cumpla con sus obligaciones legales, incluidas aquellas solicitadas por autoridades y entes de control.
GERCASA podrá conservar algunos de los datos del cliente, proveedor o trabajador incluso después de haber cerrado su cuenta, entre ellos: datos de identificación general y datos tributarios por temas de obligaciones legales o cualquier otra información que deba conservar por obligación legal o normativa.

11. GARANTÍA DE CONFIDENCIALIDAD Y PRIVACIDAD
GERCASA S.A. garantiza la confidencialidad de los datos de carácter personal facilitados por sus clientes, proveedores, trabajadores y otras personas relacionadas. El manejo adecuado incluye:
a) El manejo confidencial de los datos proporcionados a la COMPAÑÍA.
b) El correcto archivo de la información bajo parámetros específicos de privacidad.
c) El uso de herramientas tecnológicas apropiadas de acuerdo con la legislación vigente.

Los contratos laborales que mantiene GERCASA S.A. contemplan la obligatoriedad de los trabajadores de respetar y acatar las disposiciones normativas y legales establecidas por la COMPAÑÍA entre las cuales se encuentra obedecer las Políticas Internas de la Gercasa S.A.

Para constancia de las partes interesadas, GERCASA ha establecido disposiciones que regulan el manejo confidencial y privado de la información y, de la misma manera, se ha determinado prohibiciones específicas todas ellas contempladas indistintamente en las siguientes disposiciones y normativa de GERCASA S.A.:
• Reglamento Interno: Artículos 4 / 5 / 21 numerales: 3-11-18 / 22 literal: a / 23 numerales: 9-10-15-18-26-27-30-35-38.

Documento de acceso público a solicitud.

•Manual de Autoridades, Roles y Responsabilidades: Página 8, numeral 10. Documento de acceso exclusivo al interior de GERCASA.

• Políticas de Manejo y Control de la Información Documentada: Todo el documento es aplicable. Documento de acceso público a solicitud.

• Política de Protección de Datos Personales: Todo el documento es aplicable. Documento de acceso público a solicitud.

12. NIVEL DE SEGURIDAD
GERCASA deja constancia que ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, y que ha adoptado las herramientas tecnológicas a su alcance para evitar: pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales facilitados. A pesar de ello, las personas relacionadas o partes interesadas (clientes, proveedores y trabajadores) deberán ser conscientes de que las medidas de seguridad en Internet no son inquebrantables. La COMPAÑÍA hará todos los esfuerzos para proteger los datos personales que le proporcionen las personas relacionadas o partes interesadas.

Las partes interesadas o relacionadas por su parte, se obligan a entregar datos reales y precisos de manera que eximen de responsabilidad a GERCASA S.A. en caso de error u omisión de la información proporcionada.

13. APLICABILIDAD Y SOCIABILIZACIÓN
La normativa y políticas que aquí se establecen son aplicables a las partes interesadas y a GERCASA S.A., en este último caso, bajo la vigilancia del proceso encargado de su aplicación y sociabilización (DIR) con apoyo de otros procesos internos involucrados y encargados del control (CPR – SIA – THS); con el fin de aportar al adecuado Sistema de Gestión de la Calidad implementado por GERCASA y al cumplimiento con las disposiciones legales.

14. CONTROL DE CAMBIOS
Las POLÍTICAS aquí determinadas, la documentación que respalda a los procesos internos y sus procedimientos, se encontrarán registradas en la MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE GERCASA S.A. que se mantendrá actualizada dando cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO 9001.

Toda modificación que se requiera realizar en este documento y que fuera necesario hacerlo por concepto de cambios en la ley, en la norma o necesidad de actualización de la información, se realizará de manera inmediata modificándose la VERSIÓN de este documento.

Toda la documentación de GERCASA S.A. es propiedad de esta empresa. Su emisión, identificación, archivo y conservación, se realizará conforme se especifica en las políticas que determinan el manejo de la documentación y la información de esta compañía y en base a este documento.

GERCASA S.A.

mas información: info@gercasa.com.ec